Веб-семинары и вебинары: как организовать, что это такое и как они проходят

В онлайн-энциклопедии «Википедия»: вебинар — это разновидность веб-конференции, проведение онлайн-встреч или презентаций через Интернет.

Если пояснить своими словами, то вебинар — это мероприятие, которое проводится онлайн, в котором участвует лектор (один или несколько) и зрители.

Это может быть обучающее занятие, презентация, лекция, интервью, мастер-класс, инструктаж по использованию нового оборудования, дискуссия, онлайн конференция для врачей или корпоративное цикловое совещание для сотрудников и даже телемост.

Тенденции последнего полугодия заставляют нас пересматривать приоритеты и инструменты работы с целевыми аудиториями. Это связано с ограничениями по перемещениям, по массовым мероприятиям, которые сейчас просто физически невозможно провести. У вебинаров большое будущее и мощным толчком к их развитию послужила обстановка в мире, связанная с распространением COVID-19.

В последнее время вебинары становятся все более актуальными и востребованными. Почему? Необходимость перевода офлайн мероприятий в онлайн очевидна. Это обусловлено не только сложившимися в мире в связи с Коронавирусом ограничительными мероприятиями, но и существенной экономической выгодой. Легко подсчитать, сколько средств можно сэкономить, заменив офлайн мероприятие на онлайн.

  1. Один лектор выступает сразу на весь мир. Не нужно тратить средства на перелет, трансфер, гостиницу и командировочные.
  2. Зрители вебинара: сотрудники из разных стран и городов (медицинские и торговые представители, врачи и фармацевты) могут находиться в любой точке планеты. Для того, чтобы присоединиться достаточно иметь подключенный к Интернет гаджет.
  3. Организатору вебинара нет необходимости нести расходы по аренде помещения и доставке зрителей к месту проведения, а ведь в случае с приглашением на семинар иногородних участников конференции, организаторы оплачивают перелет, трансфер и проживание своих гостей.

Следует добавить, что презентации, что на офлайн, что на вебинарах одинаковые, это значит, что количество и качество предоставленной зрителям информации находится на одинаковом уровне. А использование дополнительных опций, позволяет зрителям задать вопрос, принять участие в голосовании, организовать тестирование и спросить мнение.

Как организовать вебинар и веб-семинар?

Приглашение зрителей.

Есть несколько способов пригласить зрителей на вебинар. На первом этапе организатор собирает регистрации участников на лендинге. Из описания на посадочной странице мероприятия пользователь понимает, что значит вебинар для его профессионального или личного развития. Далее размещаются анонсы в социальных сетях и группах. Производится рассылка электронных писем зарегистрированным пользователям. Для приглашения большого количества врачей и фармацевтов мы используем врачебные сообщества и собственную базу, которая насчитывает 160 000 врачей различных специальностей.

После регистрации участнику на почту приходит напоминание о будущем вебинаре: часто это письма за сутки и за час до занятия.

  • Как правило, в последнем письме направляется индивидуальная ссылка на мероприятие — по которой пользователь попадает на специальную платформу, так называемую, вебинарную комнату.
  • Ранее было важно, на какой платформе проводится вебинар. От этого зависело, нужно ли устанавливать специальное ПО на компьютер или для участия достаточно быть подключенным к Интернет.
  • Сейчас вебинары чаще проводятся в специальных облачных системах, для которых необходимо только подключение к Интернет.

Как выглядит вебинарная комната

На экране у зрителя вебинарная комната выглядит следующим образом: пользователь видит небольшое окно с видеотрансляцией лица ведущего. Чат, в котором можно общаться с другими участниками и задавать вопросы докладчику, а также и большой экран на котором показывается презентация или видео материалы. Презентация состоит из краткой информационной выжимки по теме, а еще изображений, графиков или видео — всего, того, что трудно воспринимать на слух.

  • Иногда вебинары проводятся в формате телемост. В этом случае лекторов может быть несколько, причем находиться они могут в разных городах. Формат телемост добавляет вебинару значимости и привлекает большее количество слушателей.
  • Также в вебинаре может участвовать модератор, который собирает вопросы, организует голосование и тестирование
  • После вебинара организатор может оставить открытым доступ к видео материалам, для того, чтобы врачи и фармацевты, которые не смогли присутствовать на вебинаре в то время имели возможность посмотреть его в записи, и при необходимости направить свои вопросы в адрес организаторов.

Кому подходит формат вебинар для врачей, фармацевтов и медицинских (торговых) представителей.

  • Фармацевтическим компаниям, которые хотят рассказать большой аудитории врачей о новых показаниях к применению своих препаратов, а также ознакомить их с результатами исследований.
  • Фармацевтическим компаниям, которые хотят ознакомить большую аудиторию фармацевтов со своей продукцией, а также особенностями ее презентации потребителю.
  • Компаниям, которые на постоянной основе проводят обучение своих сотрудников ( торговых и медицинских представителей) из разных городов и стран и хотят избежать сложной логистики и командировок целых отделов.
  • Тем, кто часто проводит внутренние совещания с удаленными коллегами и хочет найти удобный инструмент для корпоративных встреч.

Если у вас остались вопросы или вы планируете вебинар, напишите нам.